当确定采用某一个公关方式和手段时，要充分利用所选择的这一公关方式和手段，来实现公关活动的最佳效果。
1．提供新闻消息
(1)撰写新闻消息应注意的问题
给媒体提供新闻消息是向媒体传递信息的标准方式。一条好的新闻消息读起来就如在读某杂志或报刊上刊载的一条脍炙人口的新闻报道。当撰写新闻消息时，一定要注意与这一媒体在风格上保持一致。
当向媒体提供新闻消息时，最关键的问题就是要求所提供的新闻消息确实具有新闻价值。所谓新闻价值，就是指你所提供的新闻消息必须能够给人们提供新的信息。它应该告诉人们，与任何其他产品或服务项目相比较，所提供的产品和服务在哪些方面有新颖之处或者与众不同之处。而且，必须让媒体相信，在新闻消息中所提供的信息最终能够使这一媒体的听众或读者从中受益。
新闻消息必须给人们提供实在的信息，能对人有所帮助。此外，给媒体和消费者免费提供更多与新闻消息有关的资料，如促销宣传单或信息资料册等，为人们提供节省家庭开支的各种建议或是专家们对此问题的看法等。消费者希望不用花钱就能得到某些信息，媒体也希望为消费者提供这类公益性服务。
(2)新闻消息的格式
虽然新闻消息的内容各不相同，但是所有新闻消息的行文格式和编排都很简单。撰写新闻消息时，应该使用有公司函头的公文纸，新闻消息各部分的内容具体安排如下：
①新闻消息首页的左上方注明“急件”字样，后面加冒号。②同一页的右上方写下“联系人”，后面加上冒号，然后是联系人的姓名。③在联系人这一内容的下面，提供白天和晚上可以与你联系的电话。④写完联系人的内容后，以下空两行，给出新闻消息的标题。标题应居中书写，选用粗体字。注意所使用的标题应该与你在报刊和杂志上所读到的标题一样。标题内容必须明确，介绍所提供的产品或服务其最大的好处是什么，但是读起来不要让人感觉到像在做广告。⑤结束要标记。如果新闻消息的内容有一页以上，应该在稿纸第一页的下方中央处注明“续”，提醒媒体注意后面还有内容。全部新闻消息写完后，在稿纸下方中央处标上结束符号###，以示新闻消息到此结束。
(3)寄发新闻消息的媒体名录
新闻消息能否引起媒体的关注，关键问题还在于提供的新闻消息是不是真的具有新闻价值，以及新闻消息写得如何。提供新闻消息时，要尝试寄发200～300份给媒体。
2．提供新闻宣传品
(1)提供新闻宣传品的必要性
新闻宣传品的作用是为新闻消息提供必要的补充信息。实际操作中，有些公关人士压根儿就不给新闻媒体寄送新闻?消息，而是直接寄送新闻宣传品。这其中一个原因是由于这些公关人士手头有大量有趣的、很好的资料可以用作新闻宣传品。另外一个原因是各大媒体每星期都收到数以百计的新闻消息，假如这当中出现一份折叠的宣传品，当然更能吸引他们的注意力。有些媒体本身更愿意接受宣传品。而有些媒体则只有在他们需要新闻消息以外的更多信息的时候，才愿意接受宣传品。还有些媒体对宣传品的态度就完全不一样了，他们认为，又是新闻消息，又是宣传品，这样做既令人厌烦，又是一种浪费。
准备宣传品时，为了摆脱陷于两难的境地，宣传品的数量不要太多。如果你寄出了200份新闻消息，那么你就选择10～20家最希望与其建立合作关系的媒体，给他们寄去一份与新闻消息相关的宣传品。另外，还必须额外准备10余份宣传品，或者必须确信，以备其他媒体在收到新闻消息以后向你索取更多的相关信息时，你可以立即按他们的要求将宣传品寄给他们。
(2)制作宣传品的方法
宣传品的形式可以很简单，如使用光滑、彩色折叠卡纸制作，内设两个袋子，用来装其他相关资料，这种形式的折叠卡纸在任何一家办公用品店都可以买到。
宣传品的形式也可以更复杂——些，其内容包括图表、多姿多彩的颜色，再加上公司的徽标。但是务必牢记，宣传品虽然在形式上可以简单，内容却不能从简。
现实生活中，形式上简单一些的东西更讨人喜欢。一般情况下，媒体认为过于精巧、专业化的东西看上去让人感觉像是在做广告。因此，他们更关注宣传品所提供的内容。
宣传品的外面应该印上一个标题，就如在新闻消息中所提供的标题一样；或者提出一个发人深省的问题，比如“你们的读者正承受着不必要的支出，可是他们对此却全然不知”。提出这样的问题，是一种非常好的方式，可以引起读者们的兴趣，至少可以吸引他们翻阅宣传品。
3．编印信息资料
(1)信息资料的种类
信息资料分为两类：
①信息资料需要花钱购买，这样的信息资料通常交由印刷厂制作。
②信息资料则是用于公关的促销资料，直接提供给广大客户。这样的信息资料其目的是为了与潜在的客户建立信任关系，在现有客户面前保持更加良好的形象。
为了与客户之间保持经常性的联系，提供促销信息资料是一个非常有效的途径，这样做可以让客户了解店铺的最新动向，并且也为这些客户提供了与店铺的产品和服务有关的最新信息。
(2)编制信息资料需了解的问题
①了解信息资料的读者。信息资料一般寄给现有客户、以前的客户、过去和现在的潜在客户、零售商、银行家和商贸刊物的编辑们。
②了解间隔时间。通常情况下，每年编制4期信息资料较为理想。这样做可以使信息资料的编制成为一项定期的工作，读者也会形成一个习惯，到了固定的时候，就会等着你给他们寄去信息资料。如果每年编印4期信息资料感到材料不够的话，那么，你可以选择每年编印3期。但是少于3期的话，就难以取得理想的促销效果了。
③了解派发信息资料是否需要收费。促销用的信息资料应该免费派发。派发信息资料本身就是为你的顾客和潜在顾客提供服务，而且，正因为是免费派发，才可以在信息资料中自由地推介店铺的产品和服务。
④了解每份信息资料需要登载多少内容。每份信息资料至少4页，但不可多于8页。仅仅只有2页纸的话，信息资料看起来就如一份广告资料。内容太多，似乎信息资料又难以承载。因此，信息资料既不可过短，也不能太长。
⑤确定信息资料的外观设计。信息资料的外观设计完全可以简单一些，因为信息资料的实质就是将一篇篇资料性的短信息编辑在一起，最终目的就是为客户提供最新的资料性信息。但要特别注意的是，信息资料刊头的设计必须新颖别致。信息资料的纸张用白色或彩色的都可以。如果觉得费用能够承担的话，最好用两种色彩而不是单一的色彩来印制信息资料。——般情况下，像信息资料这类印刷品绝大部分都采用分栏编排的形式。
(3)编印理想的信息资料须注意的问题
①文章篇幅不宜太长。②字体及编辑风格不要太花哨。③文章标题不宜太长，但是必须引人人胜。④应该有固定的栏目，比如“质量与信誉”栏目等。⑤鼓励读者为下一期信息资料直接投稿，或请他们对如何编制信息资料提出看法和建议。⑥不要登载图片，因为一般情况下，信息资料登载的图片印刷质量都不太理想。不过，信息资料可以采用一般案头文书资料的编辑方式，除文字之外，可以使用一些简单的图画。
4．举办专题促销活动
专题促销活动是现场亲身感受最强的公关方式之一，举办专题公关促销活动可以收到非常好的公关效果。对于从事公关工作的人来说，策划一场大型聚会、专题研讨会或者公益性募捐活动，需要他们付出艰苦的努力和艰辛的劳动。
举办专题促销活动需注意的问题：
①至少提前1年时间开始准备工作。
②工作开始以前，确定专题促销活动的预算。
③编制一份出席此项活动的人员名单。如果其中有政府官员或社会名流，尽量提前与他们取得联系，以便确认他们是否能够安排时间出席。
④确定举办专题促销活动的地点。
⑤准备一些举办该项活动所必需的资料和物品，如邀请函、幻灯片、陈列品、宣传资料、参加活动人员的标志牌等。
⑥准备好活动过程中需要放送的音乐资料。
⑦假如预算允许的话，可以考虑做一些广告。
⑧注意与将在活动中发表讲话的人士做好协调工作，了解他们的讲话内容。
⑨准备新闻消息和宣传品，并向有关部门和人士寄发。
⑩寄出邀请函。
⑩确定受邀参加本次活动的新闻媒体名单。
5．发表演说
通过发表演说，可以非常有效地与新的顾客建立联系。
(1)发表演说的准备工作
①演讲时的习惯。清楚演讲时的习惯是站在演讲台前，还是更愿意走到听众中间去。在组织者做这些会前准备工作时，演讲者应该要求他们按照自己的习惯来做这方面的安排。
②预计演讲的时间。在演讲前要进行预讲，以便确定实际演讲到底需要花多少时间。但总的来说，演说时间的长短还要看听众对你所谈话题的态度而定。举例来说，如果你谈论的话题涉及的是新技术方面的问题，听众当然对你所讲的东西会有自己的想法。这就意味着在演讲的开始阶段，你必须提供一定的统计数据，从而让听众确信你所谈论的新技术是可信的。
③演讲时是否需要使用视／听资料。如果需要的话，必须事先协调好，确保到时候包括录音机、幻灯机等在内的设备都会准备齐全。如果演讲厅里有投影屏，那么一定要做到投影屏摆放的位置能够方便大厅里的每一个人观看。
④演讲稿是否有提纲。如果演讲者不是照本宣科地念稿纸，那么听众会觉得演讲更自然，更具有趣味性。即使演讲者选择了念稿纸，演讲过程中也一定要不时抬起头看看听众，通过目光达到与听众沟通的目的。另外，念稿纸的速度不能太快。
(2)演讲成功的注意事项
①事先站在镜子前进行预演。只有这样的练习才是树立自信心的惟一途径。通过这种练习，演讲时，就不会经常使用“呃”、“嗯”来掩饰语塞的尴尬。
②开始演讲时，可以先讲一段逸闻趣事、令人惊讶的统计数据或者让人捧腹的笑话，从而牢牢抓住听众的注意力。
③如果选择站在台前演讲时，不要忘了以手势来配合演讲。讲到重要的问题时，做一做手势，以便强调这一问题的重要性。
④如果愿意走到听众中间去，切记不要走动太多，也不要显得太突然。走到某一个位置时，至少停留几分钟。演讲时身边应该放一杯水，以解饥渴。当感到情绪有些紧张时，双手可使劲抓着讲台。这些动作对于缓解你的紧张情绪是非常有效的，但是台下的听众却看不见这些动作。演讲过程中，应该通过眼光与听众进行沟通，但是这样做的时候千万不要让听众感到不自在。这里有个小小的奥妙，那就是眼睛盯着听众的头顶处。这样，被盯着头顶的那位听众就会认为，演讲者在盯着他或她身后的那个人。 |
